業務の説明を残す
空白のWord。目的・手順・注意点・資料の場所を書き、必要な業務分を複製できます。
書類作成ガイド
退職の引継ぎを資料にまとめる
業務の説明はWord、未完了の案件はExcel、提出前の確認はPDF。退職の引継ぎを準備する編集用テンプレートと、資料の場所・次の対応まで書いた記入例です。
引継ぎ資料を選ぶ必要な資料を選ぶ
説明を残すWord、案件を追うExcel、提出前に確認するPDFを使い分けます。会社の指定様式がある場合はそちらを優先してください。
未完了の案件を整理する
Excelの入力用一覧と架空の記入例。次の対応、期限、担当者、確認状況を分けて記録します。
提出前に確認する
A4のチェックリスト。業務・未完事項・資料と権限・引継ぎ確認を紙で確認できます。
書く内容の具体例を見る
架空の業務を使った記入例。説明と案件一覧のつながりを確認できます。提出用の空白ではありません。
引継ぎを書く順番
- 業務を洗い出す。 毎日・毎月の定期業務と、進行中の案件を分けます。
- 次の一手を書く。 「対応中」だけで終えず、次に誰が何を確認するかと期限を書きます。
- 資料を探せるようにする。 フォルダーや文書の場所、権限の申請先を書きます。パスワードは書きません。
- 引き継ぐ人と確認する。 説明を渡した日と、実際に試して確認した状況を分けて記録します。
後任が未定なら「未定」と、割り当てを相談する上司・窓口を記入できます。退職後の個人連絡先を前提にせず、社内で確認できる資料と窓口を残しましょう。
社内で引継ぎ資料を共有するメール
社内の担当者・上司に送る例です。社外の取引先には、次の担当変更の例文を使ってください。
個人情報や入力中の下書きは使いません。例文は直接選択してコピーすることもできます。
社外の取引先へ後任を紹介するメール
会社で後任・担当変更日・案内してよい業務連絡先を確認してから使います。未定の場合は、この文面で担当変更を確定したように伝えず、上司や窓口へ案内方法を相談してください。
個人情報や入力中の下書きは使いません。例文は直接選択してコピーすることもできます。
［ ］を置き換え、会社の案内方針に合わせて調整してください。社内資料の保存場所、パスワード、個人的な退職理由や連絡先は含めません。
保存と印刷の前に
Word・Excelは保存後に対応アプリで編集します。入力後は改ページと印刷範囲を確認してください。印刷したい場合は、編集アプリでPDFに保存して紙面を確認する方法もあります。
最終出勤日と退職日を整理する →参考：パーソル総合研究所のオフボーディング調査。資料の場所や処理方法を、引き継ぐ人が理解できる形で残すことを意識します。
よくある質問
後任が決まっていなくても書けますか？
担当者は「未定」とし、割り当てを相談する上司・窓口を書いておきます。業務内容、期限、次の対応と資料の場所から整理できます。
スマホで全部入力する必要がありますか？
ありません。スマホでは記入例を見たりファイルを保存したりできます。長い説明や複数案件の編集は、保存後にWord・Excelなどで行ってください。
パスワードも書きますか？
パスワードや認証コードは記載しません。資料の場所とアクセス権の申請先を書き、会社の手順で権限を引き継いでください。