書類作成ガイド
退職書類の送付状をスマホで作成する
退職届・退職願を郵送するときの送付状を、スマホで作成する流れ、宛名・件名・同封書類の書き方とあわせて解説します。
この内容に対応した書類ツールを使う送付状の各欄を、送る中身に合わせる
- 1．日付
- 送付状を作成・発送する日を記入します。退職日と取り違えないようにします。
- 2．宛先
- 会社の正式名称と部署名を確認します。会社・部署宛ては「御中」、個人宛ては「様」とし、両方を重ねません。
- 3．差出人
- 氏名と、必要に応じて住所・連絡先を記入します。会社から指定された連絡先の書き方を優先します。
- 4．件名・本文
- 「退職届送付の件」「返却物送付の件」など、中身が分かる件名にします。本文は送付の目的と確認のお願いを簡潔に記します。
- 5．同封物・数量
- 「書類名 1通」「物品名 1個」のように、名称と数量・単位を一行ずつ記入します。実際に入れない書類名は残しません。
封をする前に、一覧を一行ずつ読み、手元の書類・返却物と照合してください。返却物は会社の指定する方法で梱包し、書類を傷めないようにします。
送付状の役割
送付状は、誰から誰へ何の書類を送ったのかを分かりやすく伝えるための書類です。宛名、差出人、日付、件名、本文、同封書類を確認します。
同封書類の数
退職届などの書類名と通数を記載すると、受け取る側が確認しやすくなります。郵送前に封入物と一致しているか確認してください。
スマホから作成して郵送する流れ
退職届または退職願のデータを確認したら、送付状に同じ宛先・件名・同封書類を入力し、PDF保存後に封筒宛名と一緒に印刷します。スマホでも出力前に実寸プレビューを確認します。
- 会社指定の郵送方法・宛先があれば優先する
- 退職届・退職願の名称と通数を同封物と一致させる
- 封入前に送付状、退職書類、封筒宛名を一緒に確認する
よくある質問
退職届を郵送するときに送付状は必要ですか？
会社の案内を優先してください。郵送する書類を明確にするため、送付状を添える場合があります。