書類作成ガイド
退職後の在職証明書を指定様式で依頼する
転職先から指定された在職期間証明・就労証明を前の勤務先に依頼するときの準備。指定用紙、必要項目、添付書類と受取方法を確認し、メール・郵送の例文を使えます。
依頼前のチェックリストを見る指定様式の証明書を依頼する前のチェックリスト
提出先の条件と、前の勤務先の受付方法を別々に確認します。必要な情報だけを準備してください。
- 提出先に確認する
証明書の名称、証明してほしい項目、指定用紙の有無、原本・写しの扱い、提出期限。 - 前の勤務先の窓口を確認する
人事・総務などの担当窓口と、メール・郵送・窓口のどの方法で依頼できるか。 - 在職記録を確認できる情報を用意する
氏名、在職時と姓が違う場合の旧姓、在職期間、当時の所属。社員番号などは勤務先から求められた場合に準備します。 - 指定用紙と同封物をそろえる
指定用紙を添付・同封するか確認。本人確認書類などは必要性と送付方法を窓口に確認してから準備します。 - 受取方法を確認する
郵送先・連絡先、返信用封筒や切手の要否。返信用封筒は必要と案内された場合に、宛名などを確認して準備します。 - 送る前と受け取った後に照合する
依頼する項目と添付物が一致しているか、受領後は氏名・期間・指定項目に不足がないか確認します。
このチェックリストは申請の準備用です。証明する内容は勤務先が確認します。各勤務先・提出先の案内を優先してください。
指定用紙がある場合と、ない場合
指定用紙がある場合は、そのファイルを変更せずに使えるか勤務先へ確認します。自分で記入する欄と会社が証明する欄は、用紙の案内に従って分けます。用紙がない場合は、提出先に必要な項目を確認してから依頼します。
前々職など複数の勤務先へ依頼するときは、用紙・在職期間・宛先を勤務先ごとに分けましょう。受付方法や所要日数は勤務先によって異なります。
指定用紙を依頼するときの例文
［ ］を実際の内容に置き換え、不要な行は削除してください。郵送の同封一覧には、実際に入れるものだけを書きます。
指定用紙をメールで添付する
全文の例です。書類名や項目は提出先の案内に合わせて変更してください。
個人情報や入力中の下書きは使いません。例文は直接選択してコピーすることもできます。
指定用紙を郵送する
全文の例です。書類名や項目は提出先の案内に合わせて変更してください。
個人情報や入力中の下書きは使いません。例文は直接選択してコピーすることもできます。
指定用紙がなく、必要な項目を伝える
追加する段落です。これだけで送らず、上の全文例の対応する段落と差し替えてください。
個人情報や入力中の下書きは使いません。例文は直接選択してコピーすることもできます。
受け取り方を相談する
追加する段落です。これだけで送らず、上の全文例の対応する段落と差し替えてください。
個人情報や入力中の下書きは使いません。例文は直接選択してコピーすることもできます。
入力して依頼文を整えたいとき
既存の依頼文ツールでは、最初に4種類の書類が選ばれています。指定の在職証明書だけが必要な場合は、不要なチェックを外してから「その他・指定様式」に書類名を入力してください。出力の書類一覧に、不要な離職票などが残っていないか確認します。
必要な書類を選んで依頼文を作成する →このページの全文例を直接使うこともできます。別ページへの移動前に、編集中の文章はご自身で保存してください。
受け取った後の確認
依頼した項目、氏名・在職期間、指定様式と提出先の条件を照合します。不足や相違があれば、該当する箇所を整理して発行窓口へ確認してください。
参考：九州大学病院の証明書発行案内には指定様式や受取方法の例があります。同院の案内は全ての勤務先に共通する条件ではありません。確認日：2026年10月31日。
よくある質問
在職証明書と退職証明書は同じですか？
名称だけで判断せず、提出先が求める事実・項目と指定用紙を確認します。勤務期間だけか、職務内容・勤務時間なども必要かで、準備する内容が変わります。
前々職の証明も必要な場合は？
勤務先ごとに依頼先、在職期間、指定用紙を分けて準備します。一社への依頼文に、別の勤務先が確認すべき内容を混ぜないようにします。
古い勤務先に連絡できない場合は？
提出先へ事情を伝え、相談窓口や受け付けてもらえる資料を確認してください。このサイトで作った用紙だけで、勤務先が証明した書類の代わりになるわけではありません。